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各处（室）、队：
为进一步加强档案管理工作，建立健全各项规章制度，实现档案管理规范化、科学化，现将《档案管理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。
 
 
 镇江市人民政府办公室
2014年10月20日

 
镇江市人民政府办公室
档案管理实施细则
 
第一章 总 则
第一条 为加强档案管理，有效地保护和利用档案，更好的为政府部门开展各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等有关档案规定，结合市政府办公室实际，制定本实施细则。
第二条 本细则所称档案是指市政府办公室在各项工作和公务活动中直接形成的，对本单位和社会有保存价值的文字、图表、声像、光盘等各种载体、不同形式的历史记录。主要包括文书档案、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案、照片档案等种类。
第三条 本单位所形成的全部档案必须由档案室实行集中统一管理，承办部门和个人不得分散保管。
 
第二章机构与职责
第四条  档案工作实行统一领导、分级负责的原则，本单位档案工作受镇江市档案局业务指导和监督。
第五条  市政府办公室秘书二处负责档案室工作，其基本任务是：
（一）负责集中统一管理本单位全部档案，做好本单位主要职能活动中形成的各种门类、各种载体档案的统一管理；
（二）指导、检查、督促文件材料的形成、积累、收集、整理、归档工作；
（三）制定档案工作计划和管理规定；
（四）对市政府办公室系统和本单位各处室的档案业务工作进行监督和指导；
（五）参加科技档案、外购设备开箱验收、科研成果鉴定等活动，负责文件材料的验收工作；
（六）提供档案的利用和服务；
（七）按市档案局档案进馆范围的规定，办理档案移交工作。
（八）办理领导交办的其他有关档案业务工作。
第六条 档案管理工作由办公室分管主任、秘书二处及档案室（专/兼职档案员）、各处室（兼职档案员）组成档案管理网络。
第七条  专职档案员任职条件：认真执行党和国家的方针政策，钻研档案专业理论知识，熟悉单位的业务范围；具有大专以上文化水平、档案专业知识及一定的计算机操作水平。负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。
第八条  专职档案员职责是：
（一）认真贯彻执行档案工作各项规章制度，掌握档案管理现代化技术;
（二）积极、主动协助本单位各处室收集各种门类和载体的文件、材料、图表、声像、账册，光盘等材料；及时做好整理、编目、保管、鉴定、统计和编研工作；
（三）办理档案借阅、编制必要的检索工具和编研材料，积极开展档案的利用工作；
（四）保护档案安全，按档案保管要求，做好防护工作；
（五）负责档案软件的使用和指导；
（六）负责对市政府办公室系统和本单位各处室档案工作进行检查、监督和指导；
（七）每年对档案、资料的保管和利用情况进行准确统计，及时总结、不断提高和改进管理水平。
第九条 兼职档案员由各处室指定一名人员担任，其职责是：
（一）负责收集本处室产生的各门类、载体文件和材料，确保该归档的文件、材料不丢失，并做好文件材料的积累和管理工作。
（二）贯彻执行归档制度，根据工作范围、任务及产生文件材料的内容，拟订平时归卷类目和条款，并将其编上顺序号，对领导批存和处理完毕的文件材料，及时收回，并加以管理。每年一月份，将上一年形成的文件材料收集齐全，及时向档案室移交。
（三）因工作需要查阅或临时借出的文件材料，需办理借阅手续，归还时注销。
（四）及时收集本处室对档案工作的积极建议和要求，以及档案提供利用效果情况。
（五）负责档案软件相关内容的输入和维护工作；
（六）遇有档案达标等重大活动时，协助档案室搞好档案管理。
 
第三章 档案的归档
第十条 凡在本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种门类、载体的文件、材料，均由档案室整理归档。
第十一条 归档范围：
（一）在各项工作和公务活动中办理完毕的文件材料、图表、帐簿、凭证、合同、协议、委托书等各种门类和载体的有价值的材料；
（二）外出参观学习、考察、培训和参加各种会议的文件材料；
（三）本单位荣获上级机关授予的奖牌、奖杯、证书、锦旗、题词和销毁的印章及其它社会名人有珍藏价值的纪念品等实物档案；
（四）本单位承办或参与的重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同载体的历史记录；
（五）本单位召开的重要会议和专题会议等日常工作、上级领导或社会知名人士视察参观等重大活动或事件、本单位开展的各项活动中具有保存价值的声像、照片档案；
（六）本单位在管理、执法、课题等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。
（七）其它应归档的文件材料。
第十二条 归档要求：
（一）归档的文件材料必须完整、系统，不得残缺不全；
（二）归档的文件材料必须正确反映本单位在各项活动中的真实内容和历史记录，文件材料必须层次分明，符合其形成规律；
（三）归档的文件必须是原件，正式发文应附原文原稿，原件和原稿均应加盖印章；
（四）从“镇江市政府协同办公”系统中进行收、发的文件材料，收文中的办文单、发文中的拟稿单可以用打印件，但必须填写齐全、规范，如需要归档时，纸质和电子文件材料均要求将办文单、拟稿单一并整理、归档；
（五）归档文件字迹材料必须使用蓝黑或碳素墨水书写，字迹工整、清晰、规范，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸书写、签批。打印的文件材料应排除色带打印和热敏传真件等不利于长期保存的材料；
（六）归档的声像材料必须附有文字说明材料和电子文件，其内容包括:声像档案产生的时间、地点、事件内容及其背景、重要人物的姓名、位置、记录者（摄录者）的姓名等，必须清晰、完整，一般的一式一份，重要的一式二份。
（七）因公外出学习、参观、培训、考察、各种会议的文件和声像材料应在回单位后交档案室归档，不得据为个人所有。
（八）重大活动档案（含声像、实物等各种载体档案）由主办部门负责收集、整理、归档工作，承办部门或协办部门应在重大活动结束后向主办部门移交重大活动档案原件，主办部门收集、整理、归档的重大活动文件材料必须完整、准确、保持有机联系，反映重大活动开展或重大事件处理的全过程。
（九）不该归档的材料不得擅自归档。
（十）所有的文件材料、声像、照片、实物等归档内容必须用档案软件进行归档立卷。
第十三条 归档时间
（一）每年的一月份，各处室向档案室移交需归档的各类文件材料。
（二）专题调研、课题、项目工程，可分阶段或全部竣工验收后移交档案室归档；一次专题会议、一次鉴定活动、一次验收结束、一次设备开箱后，主办部门应将归档材料及时归档；
（三）各类会议、活动形成的档案材料（包括声像、照片档案），一般在会议活动结束后及时移交档案室。
（四）因公外出学习、参观、培训、考察和参加各种会议获得的文件材料要按照规定，及时交档案室归档；
（五）实物档案及时移交档案室归档。
第十四条 归档方法
（一）文书档案文件材料按照国家档案局《归档文件整理规则》进行归档；
（二）科技档案的文件材料按照国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行立卷归档。
1．设备档案按形成阶段和文件种类进行组卷；
2．科研档案按项目和课题阶段分别组卷；
3．行政审批形成的文件材料，按审批的项目、内容或名称立卷。
（三）重大活动档案的收集、整理、归档、编目工作按照《镇江市政府办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和档案整理规则进行，并按照不同载体，分别存放。
（四）声像档案材料按类别（册）组卷： 
为确保声像档案的质量并归档到位，形成部门应附文字说明材料（声像档案产生的时间、地点、内容及其背景、重要人物姓名、位置、记录者姓名等）。
（五）实物档案：按证书、奖牌、其他，销毁的印章等分类编制案卷目录并按实物档案形成时间和先后顺序分类编号、注明具体内容（销毁印章需注明启用和销毁印章的文号、时间、注销申请单等）。证书、锦旗、奖状不装订，采取平放或卷放，在每张（块）奖状、奖牌、锦旗背面右上角，按时间顺序分类编号，贴上标签。奖杯标签贴在底坐下面。书稿、著作类实物只编件号，不编页号，在目录中注明页数、散装入盒;已注销印章每件粘胶纸，在粘胶纸上编号、散装入盒;奖杯不装盒。
（六）电子档案：参照《镇江市政府办公室电子文件归档规定》进行归档。
 
第四章 档案的保管
第十五条 建立本单位的全宗卷，集中立卷保管本单位全宗历史情况的文件。
第十六条 文书档案分别按永久、定期（30年、10年）两种保管期限进行保管；实物档案、照片、光盘档案分别按永久、定期（30年、10年）三种保管期限进行保管；实物、照片档案保管期限暂定为永久；光盘定为长期，电子档案保管期限参照《镇江市政府办公室电子文件归档规定》执行。
第十七条 归档文件目录、案卷目录应按年度排列，专柜保存，并及时填报档案管理工作统计年报。
第十八条  档案员定期对档案保管状况进行全面检查，对破损、字迹模糊和变质的档案，及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或意外事故，及时采取措施并汇报单位领导。
第十九条  有专门的库房保管档案，绘制库藏档案存放示意图、配置必要的设备，认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等“防治”工作，禁止堆放杂物。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，注意调节和控制库房温湿度，确保档案安全。
第二十条 库房温度应控制在14℃ —24℃，相对湿度应控制在45％—60%之间，发现超过规定的温湿度时，要及时采取有效措施调节和控制库房温湿度，以保证档案的安全。
第二十一条  保持库房清洁卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，柜架排列有序。
第二十二条 库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘等遮阳措施。
第二十三条 充分运用现代化手段开展档案日常工作，实现文档一体化管理，实行档案网络化管理。
 
第五章 档案的利用与保密
第二十四条 积极开展档案的利用工作，编制多种切实可行的检索工具和有关档案、资料汇编，准确、及时为本单位提供档案的各项信息服务和利用工作。
第二十五条 设立档案阅档室，建立健全档案借阅和复印制度。本单位工作人员借用档案时，需履行必要手续，利用前填写借阅登记，利用后在规定期限内归还，并填写利用效果登记。
第二十六条 借用档案的人员出差、探亲、休假、调动工作和离休、退休时，应事先将所借档案归还。
第二十七条 外来人员借阅档案，必须持有介绍信（介绍信中应说明借用档案的范围、用途和利用人员情况）和本人身份证，经分管领导同意后方可办理借阅手续，复制和借用重要档案应经单位领导批准。
第二十八条 利用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得将档案涂改、拆散、折叠、抽页、裁剪、不得将档案转借他人、擅自复制或遗失，严禁在文件上涂改和做任何标记。
第二十九条 档案文件材料的复印要从严掌握，确需复印的须经分管领导同意后方可进行。
第三十条 未开放档案的复制件，只能作为内部材料使用，借用人员和单位要负安全、保密之责，未经批准，任何单位和个人都无权发表和公布。
第三十一条 根据国家的《保密法》制定档案保密制度，做好保密工作。档案部门接到文件解、降密的通知后，应及时调整档案密级。
 
第六章 档案的统计与鉴定
第三十二条 档案的统计
（一）凡按规定接受进库的档案、资料都必须及时输入档案管理软件，及时登记入册，做好入库数据统计；
（二）建立库藏档案、资料的分类目录，凡对档案、资料进行整理鉴定、编目、编研和提供利用的，都必须及时记载有关数据，并将有关数据输入档案管理软件，进行统计；
（三）建立档案、资料、设备等实物统计台帐，按照上级要求及时上报有关统计报表，做到帐物相符。
 第三十三条 档案的鉴定、销毁
（一）档案部门应定期对已过保管期限的档案组织鉴定，档案鉴定采用直接鉴定法。
（二）档案鉴定工作按照保管期限，用全面、历史、发展的观点制定鉴定方案，有计划、有步骤的进行。各门类档案的鉴定应分别在单位负责人、部门负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组进行。
（三）鉴定工作结束后，由档案鉴定小组提出鉴定工作报告，编写档案销毁清册，报单位领导人签批。销毁档案由鉴定小组指定两人监销，监销人应在销毁清册上签字。档案鉴定情况需市档案局备案。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
 
第七章 进馆与移交
第三十四条  根据档案管理办法，本单位永久和30年保存的档案，在本单位档案室保存15年后，连同“案卷目录”（一式三份），移交市档案馆。
第三十五条  凡合并、撤销机构的全部档案根据国家有关规定，必须将该机构全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理：
（一）撤销机构的档案，应向主管部门书面申请进行移交，由主管部门代管；
（二）撤销机构的业务划归其他部门的，原机构的档案材料不得分散，档案材料申请由主管单位或向市档案局移交；
（三）部门撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的部门继续处理，并作为新的部门的档案加以保存；
（四）各种临时工作机构撤销时，其档案应向主管部门移交；
（五）设备或固定资产等产权发生转移时，其档案材料（包括使用、维修、保养等）应移交给新的产权单位保管。
 
第八章奖励与处罚
第三十六条  对在档案管理现代化、标准化、规范化方面作出贡献或因玩忽职守造成档案毁损、泄密的，分别依据《中华人民共和国档案法实施办法》和本单位有关规定分别给予奖励和处理。
 
第九章　  附 则
第三十八条  本办法由市政府办公室负责解释，自发布之日起施行。