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镇江市人民政府办公室关于报送档案工作自查情况报告的函

政策

发布部门：市政府办公室发布时间：2023年09月15日有效性：政策是否有效未知，请慎用

市档案局：
根据《关于做好全省档案工作执法检查有关事项的通知》（镇档〔2023〕10号）文件要求，我办严格对照各项检查内容，在单位内部针对单位档案室和涉及档案归档工作的处室及相关人员开展了一次全面的自查，现将近年来自查情况报告如下：
一、基本现状
我办档案室为综合档案室。2014年被评定为江苏省三星级档案室和江苏省AAA数字档案室。档案室现库存档案五大类：文书档案、设备档案、照片档案、光盘档案和实物档案。现有档案室建筑面积113平方米，其中：库房面积68平方米，阅览室23平方米、办公室22平方米。截至目前，档案室存纸质档案55872件，总排架长度147.5米；照片档案398张，录音磁带、录像磁带、影片档案9盘，实物档案124件。
二、自查情况
（一）领导重视，机制健全。
1. 主要领导关心支持。市政府秘书长、办公室党组书记多次专题听取档案等文电工作汇报并座谈，对档案信息化等难点问题亲自过问推动化解；对市级档案协作组等活动亲自关心部署；办公室分管领导全程指导，督促各有关处室配合完善档案收集汇聚；各处室协力推进，形成齐抓共管的工作格局。
2. 健全制度约束。市政府办公室主任、党组副书记牵头将《镇江市人民政府办公室档案管理规则》《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》汇总编印纳入《镇江市人民政府办公室工作制度汇编》。用制度规范档案工作，做到有章可循，有规可依，将《档案人员岗位责任制》《档案归档管理制度》《档案保密制度》《电子文件归档管理制度》等一系列规章制度落到实处。
3. 优化队伍结构。在形成办公室分管主任负责，文电处牵头，各处室参与的档案工作协调机制基础上；由文电处档案员为专职档案员、各处室明确一名联络员为兼职档案员组成档案管理网络；专职档案员制度化指导网络成员做好档案的收集、整理工作，保证档案整理符合规范要求。近年来，市政府办公室新入职档案兼职管理员均为30岁左右、本科以上毕业的专业骨干，年纪轻、高素质、专业化有效提升了档案管理整体水平。连续两年（2021年和2022年），市政府办公室被评市级档案工作先进集体。
（二）保障有力，基础扎实。
1. 加强考核培训。将档案工作列入办公室议事日程，纳入目标管理考核，年初有计划，年底有总结。积极开展业务培训，特别注重对专职档案员的专业培养，近年来，每年专职档案员培训在两次以上；2021年，专职档案员赴南京开展技师职称专题培训10天；成为第六届档案理事会理事、档案协会优秀工作者。此外，专门建立了档案管理知识题库，不定期组织全办工作人员学习《档案法》等档案管理法律法规，加强全体工作人员的档案意识。
2. 加大硬件投入。市政府办公室党组每年初都将需要添置的硬件设备资金需求列入办公室预算计划，加大档案管理投入，提升档案保管保护水平。落实库房、阅档、办公三分开，库房内配备档案密集架、空调、温湿度计、抽湿机、灭火器和报警装置等八防设备，并且按照时限规定及时更新。近三年来，分别为档案库房添置了两组保密柜，加装了监控装置。
3. 深化档案信息化数字化建设。市政府办公室档案信息化建设一直与办公信息化建设同步规划、同步实施。电子文件的归档工作纳入了单位的规章制度体系以及工作流程，业务系统的设计适应电子档案的管理要求。在电子政务外网“镇务通”门户首页上辟有档案文件公文检索专栏，类目细致，内容丰富。
（三）注重实效，协同推进。
1. 积极开展档案编研。陆续编研了《办文办事办会80问》《决策建议汇编》《镇江市人民政府党组守纪律讲规矩法律法规汇编》《镇江市人民政府办公室工作制度汇编》《镇江市人民政府办公室工作流程》《市政府大事记》《政府工作报告》《镇江市人民政府办公室工作制度汇编》《守纪律讲规矩制度汇编》《荐诵警句》等等，有些编研材料随着时间的推移、职责、流程等变化，多次修订，从历次版本上可以看出历史的演变情况。在基础工作的延续上，续编了组织机构沿革、全宗介绍，对于基础数字统计工作一直坚持不间断。编研工作在档案利用中发挥了较好作用。譬如，在我市创建文明城市、创建环境卫生先进城市、市长离任审计、国家审计署、省委巡视组、省环保督察组等来镇检查工作时，在台账建立过程中，提供了很大的帮助，为顺利通过检查，做出了一定贡献。
2. 积极推动信息化利用。截至目前，共形成电子档案36.22GB，其中文书类电子档案58084件。本级发文从1998年起协同办公系统都可查询，档案数字化建设取得了良好的管理和利用效果。
3. 积极推动市级档案协同。市政府办公室作为档案协作组组长单位，定期召开专题会议，召集包括市发改委等14家单位同志参加活动，集中学习档案工作的法律法规及政策文件，集中观摩，开展工作交流、现场答疑和工作部署。截至目前，已收集相关部门意见11条，提出综合建议3条。
三、下一步打算
我办在档案管理工作中虽然取得了一些突破和成绩，但仍需与时俱进、不断完善。结合市政府办公室的实际，下一步将抓好三方面工作。
（一）进一步提升档案服务决策功能。在档案文件的提供利用上做到从被动向主动转化，积极做好档案编研工作，开发档案信息资源，更好地为领导提供决策参考服务，为市政府办公室 “辅政先锋”品牌创建增添亮色。
（二）进一步强化档案信息化建设。积极争取、协助市档案局、档案馆在现已使用的“党政业务协同平台和统一协同办公系统（镇务通）”中增加建设部署“数字档案室”，进行电子档案管理，实现镇务通电子文件“一键归档”和公文运转全生命周期的闭环。
（三）进一步完善档案资料征集。不仅做好文书档案、照片档案和实物档案的归档，同时加强光盘、设备等档案的收集整理。
特此致函。
镇江市人民政府办公室
2023年9月15日

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